10 råd på affärsresan till Japan

Att göra affärer med Japan kan vara både en fantastiskt positiv upplevelse och en studie i frustration. Språkbarriären och kulturella skillnader kan försvåra kommunikationen, men i slutändan brukar det mesta lösa sig. Dag Klingstedt, svensk Japanveteran med 32 år i landet, delar här med sig av sina erfarenheter och ger goda råd att ha med sig i bagaget på flyget till Tokyo.

Utan visitkort är du nästan osynlig i Japan. Man behöver ett visitkort så att motparten ska få snabb och säker tillgång till viktiga data som ditt namn och ditt företags kontaktdata, men också för att din sociala status ska kunna utrönas. Vilket företag tillhör du och vilken rang har du i organisationen, det är viktigt att veta så snart som möjligt när ni träffas. Japaner emellan bestämmer detta både i tal- och skriftspråk liksom kroppsspråk när man träffas. Man kan nästan säga att det inte finns någon exakt jämlik människa i det här landet, då just detta med social rang är så extremt välreglerat. Inte på utsidan, då alla har ungefär samma klädsel och andra yttre attribut, men under den synliga ytan är det ytterst rangordnat.

Om du har möjlighet, se gärna till att du har visitkort med ditt namn skrivet med japanska fonetiska katakana-tecken på baksidan. Det blir sällan helt rätt uttal, då man i de flesta fall tvingas stoppa in en vokal mellan konsonanterna, men det hjälper japanerna att komma ihåg dig och ditt namn. Namn och titel kan man skriva på japanska, men att skriva hela adressen med fonetiska japanska tecken, som man kan se en del göra, är inte till någon nytta, då adressen i Sverige ju är till för att brev eller paket ska hitta fram i Sverige.

Om du skulle råka glömma korten hemma i Sverige, fråga om hotellet kan hjälpa till att fixa några. De större hotellen brukar ha kontakter med snabbtryckerier som kan fixa kort på ett dygn eller så.

Ska du träffa ett ”normalt” företag inom industri eller finans, så är mörk kostym, slips och lågskor att rekommendera. I kreativa industrier som musik, film eller design, kan även högre uppsatta personer vara lite mer ledigt klädda.

Använd gärna lågskor utan snörning, då den oundvikliga middagen kan komma att intagas på en klassiskt japansk restaurang där man måste ta av sig skorna vid ingången. Det sparar mycket tid att slippa snöra upp och åt skorna. Av samma anledning bör du kolla i förväg att du inte har något hål på strumporna.

För damer så är antingen kjol eller byxor med en kostymjacka att rekommendera för den mer formella klädseln. Att tänka på är att det kan vara svårt, speciellt om man är ovan, att sitta på golvet vid låga bord med kjol. Byxor är därför att rekommendera om du är tveksam.

Vare sig man har möte på motpartens firma eller egna dotterbolaget eller har middag på stan, så gäller japansk etikett. Är du osäker, låt japanerna helt enkelt visa vägen. Det är aldrig fel att visa sig lite blyg eller osäker. Tvärtom gör det japanerna osäkra om du ”bufflar på” och tar saker och ting för givet. Sänk volymen och anpassa farten till din japanska motpart. Är du osäker, fråga. Japanerna är lyhörda och vill göra allt de kan för att du ska trivas, så de märker oftast din osäkerhet innan du hinner öppna munnen med en fråga.

Det normala är att gästerna sitter med ryggen mot bortre väggen. Man ser ingången och man har ryggen fri; en kvarleva från betydligt våldsammare epoker i Japans historia.

Det första man gör när man väl klivit in i det rum man ska sitta och prata i, är att byta visitkort. Detta gör man stående en och en. Man turas om att överräcka kortet med båda händerna med en lätt bugning samtidigt som man berättar vem man är. Man tar några sekunder på sig att granska motpartens kort innan man går vidare till nästa person. Skräckexemplet på hur man inte gör, är personen som plockar fram en bunt av sina kort som han eller hon sedan delar ut som korten vid ett pokerbord. Imitera ett sådant beteende på egen risk!

Om japanen är en smula västerländskt influerad – han har kanske jobbat utomlands och kan lite eller mycket engelska – så kan han komma att strunta i bugandet och sträcka fram handen i stället. Förvänta dig dock inte detta, utan håll inne med din hand tills du eventuellt ser att han är pigg på att skaka tass.

Det är bra om man har någon form av visitkortsfodral att förvara korten i. Att klämma ned motpartens kort i en ficka någonstans ger ett klumpigt och oartigt intryck. Visitkorten ska givetvis vara hela och rena, så att ha en bunt i bakfickan vid ankomsten är inte någon bra idé!

Det är vanligt att man under första samtalet har motpartens kort upplagda framför sig på bordet för att ha dem där som referens.

Bli inte förvånad över att inte träffa speciellt många kvinnor i beslutsfattande positioner. Även om situationen långsamt förbättras, så ligger Japan fortfarande långt efter västvärlden när det gäller jämlikhet mellan könen och det är fortfarande så att de flesta kvinnor som skaffar barn inte återvänder till samma arbete.

Det anses oartigt att försöka tvinga fram ett svar. Om din tjänst eller vara är intressant för motparten, kommer du att märka att japanerna är aktiva och måna om att få mera detaljer och gärna sätter upp en deadline för vidare möten. Om du har fler japaner vid bordet än under förra mötet, så är det ett framsteg och ett tecken på tydligt intresse från deras sida. Om de inte är intresserade, kommer de att vara ytterst artiga men inte uttrycka några förpliktelser om tider, etc. Det blir ett mera vagt ”vi ska noggrant undersöka och diskutera saken”, vilket oftast betyder att man är tveksam till upplägget. Man är ytterst motvillig att säga ett uppriktigt ”nej tack” framför dig, då detta ju skulle vara genant både för dig och dem. Det gamla bekanta tappa ansiktet-problemet.

Det finns regionala skillnader i affärskulturen, precis som det finns sådana i Sverige. Generellt kan man säga att ovanstående gäller som regel i Tokyo-regionen, medan personer i områden längre söderut kan ha en mera direkt och uppriktig attityd och inte bekymra sig lika mycket om situationen blir genant.

Att komma ihåg är att det i många fall inte är den ytterst ansvarige personen du får träffa. I många fall är det någon junior person som är den engelsktalande, så det är bra att åtminstone visa att du är medveten om de andra personernas närvaro, då det kan vara den tyste och lite buttre äldre mannen i hörnet som är den högste beslutsfattaren.

När man äter i Japan så är det ju företrädesvis med pinnar. Jag föreslår att du som inte är van vid pinnar börjar träna att äta med pinnar hemma i Sverige någon tid före resan. Det är många sojafläckar på slips och skjorta som kan undvikas på det sättet. Det tar inte så lång tid att få upp färdigheten. Skär bara upp din vanliga mat hemma i lite mindre bitar och ät sedan allt med pinnar. Ett vanligt nybörjarfel är att hålla pinnarna långt ned, nära spetsarna. Det kan kännas enklare i början, men gör det svårare i längden. Försök att komma längre bort från spetsarna så snart du kan. Du får bättre hävstångskraft och ett säkrare grepp på det sättet.

Om du verkligen inte kan eller vill äta med pinnar, kan de flesta krogar ge dig en gaffel eller sked att äta med, men din ansträngning att lära dig äta med pinnar uppskattas av japanerna, så det är värt ett försök.

Observera att pinnar aldrig får stickas ned i riset och lämnas där i lodrätt läge. Man får heller inte byta mat med varandra via pinnarna. Detta påminner om ritualer vid kremering och bör därför undvikas.

Soja är en krydda och inte en sås i sig. Den ska alltså inte hällas på ris, då riset är där för att komplementera smaken på det övriga. Man ska dessutom inte hälla sojaskålen proppfull med soja när man äter sushi; det räcker med att täcka botten av skålen. Du kan fylla på mera sen om det skulle behövas. Man doppar enbart fisken och oftast bara en del av fisken i sojan. På finare ställen penslar istället kocken den rätta mängden soja på fisken redan innan du får den.

Drycker häller man aldrig upp åt sig själv. Det är kutym för japanerna att hålla koll på läget i ditt glas, och om du börjar närma dig glasets botten kommer de att erbjuda dig påfyllning. Du ska då hålla i glaset medan det fylls på.

Lämnar du pengar på bordet efter maten, kommer du att tvinga någon på krogen eller baren att springa efter dig med dina kvarglömda pengar. Dricks existerar i princip inte i Japan, och det är man tacksam för. Bra service ingår alltid i priset. Undantaget är när vissa hotellrestauranger och finare krogar lägger på en serveringsavgift, oftast 10 procent, men då ingår den i slutsumman och även där gäller att man inte lägger något extra utöver notans sista siffror.

Ha inte händerna i byxfickorna när du står och pratar med någon (om ni inte är goda vänner på ungefär samma nivå i era företag).

Snyt dig inte offentligt. Ursäkta dig och gå ut ur rummet om du behöver vrida ur näsan. Använd pappersnäsdukar. Att snyta sig i en näsduk av tyg som man sedan stoppar i fickan upplevs som väldigt ohygieniskt.

Det är vanligt att ge presenter. De ska inte vara för billiga eller för dyra. Gärna något som har anknytning till ens hemtrakt/hemland. Undvik en present som kommer i antalet fyra eller nio, då de siffrorna anses bringa otur (uttalet för fyra är det samma som för död och uttalet för nio kan betyda lidande). Man öppnar i princip aldrig presenter framför den som givit dem. Ljuslyktor i form av snöbollar i glas är dels väldigt tunga att ha med sig och dessutom inte speciellt populära, då man sällan använder levande ljus i hemmen på grund av jordbävningsrisken. Choklad eller annat ätbart är ofta uppskattat.

Det är inte artigt att peka på folk, vare sig med fingrar eller med ätpinnar.

Både på traditionella krogar och hemma hos folk gäller normalt att man tar av sig skorna direkt vid ingången varpå man får ett par tofflor att ta på sig. Dessa tofflor tas av innan man går in i ett rum med de klassiska japanska stråmattorna på golvet, så kallade tatami; där är det strumplästen som gäller. När man går på toaletten lämnar man de vanliga ”korridorstofflorna” utanför och byter till de speciella toalettofflorna som står inne på toalettgolvet. Kom ihåg att byta igen när du lämnar toaletten!

Ja, ni förstår ju av detta att hygien är en viktig sak i Japan. Man badar varje kväll och man byter skjorta varje dag. Man ska alltså se välvårdad ut och också dofta sålunda. Detta betyder dock inte massor av rakvatten eller parfym. Japaner föredrar att människor inte luktar alls, det vill säga vare sig av svett eller av parfymer. Japanen i gemen doftar på sin höjd svagt av tvål.

Oavsett hur mötet eller mötena gick i Japan, bör du höra av dig omedelbart efter hemresan med ett mail eller fax (många mindre företag i Japan är fortfarande fax-baserade i sin kommunikation), där du tackar för mötet, deras tid och deras gästvänlighet. Det ger poäng inför framtida samtal. Har du fått frågor som du inte kunnat besvara där och då, är det givetvis bra om du kan skicka dessa svar så snart som möjligt. ”Så snabbt som möjligt” är en bra inställning att hålla sig till, och då talar vi maximalt om dagar och inte veckor.

Japan är väl känt för sina ofta krångliga beslutsvägar och för den stora mängd politik som nästan alltid letar sig in i beslutsprocesserna. Hela projekt kan falla för att avdelningschefen byts ut, budgetar kan ”stjälas” av andra avdelningar mitt uppe i alltihopa och det är inte säkert att ett avtal går igenom trots att vd:n har gett samtycke. Men ge inte upp i första taget. Försök identifiera ”bundsförvanter” inne i det japanska företaget; personer som genuint tror på dig och er produkt. Två år eller längre tid från första möte till affär är inte speciellt ovanligt. Märk väl att detta även gäller emellan japanska företag, så det handlar inte nödvändigtvis om orättvisa handelshinder.

Samtidigt kan det bli pang på rödbetan på en gång om du kan prata direkt med beslutsfattare, framför allt på det något mindre företaget, som oftast är mindre belastat av politiska inbördeskrig. Oavsett när polletten trillar ned, så gäller det att vara rapp i responsen när japanerna äntligen vill delta i dansen.